Wykrywanie shadow AI a granice monitoringu pracownika

Spis treści:

1. Co da się wykryć, a czego nie
2. Stan faktyczny przed regułami
3. Podstawa przeglądu i jego warunki
4. Wykrywanie jako przetwarzanie danych pracowników
5. Kolejność wdrażania
6. Wnioski

Shadow AI nie jest pojęciem normatywnym. Przyjmuje się, że obejmuje korzystanie z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji w sposób nieujęty w dokumentacji administratora. Decydujące jest kryterium braku odwzorowania przetwarzania w rejestrze czynności i w analizie ryzyka. Dlatego to pod tym kątem coraz częściej monitoruje się działania pracowników.

Zarządzanie korzystaniem ze sztucznej inteligencji opiera się na wiedzy o tym, jakich narzędzi faktycznie używa organizacja. Samo rozstrzygnięcie przyjęte przez administratora nie da takiej wiedzy.

Różnica między wizją przetwarzania, która wynika z dokumentacji, a stanem faktycznym stanowi kryterium oceny tego, jak naprawdę wygląda zarządzanie AI w organizacji. UODO celnie ujął konsekwencję tego stanu: „Pytanie o zgodność pada zwykle wtedy, gdy narzędzie już działa, a rozstrzygnięcie o wykorzystanych danych i dostawcy zapadły wcześniej” [1].

Zmniejszenie tej różnicy wymaga sprawdzenia, z jakich narzędzi pracownicy faktycznie korzystają, a potem weryfikowania, czy przyjęte zasady są przestrzegane. Jedno i drugie oznacza monitoring, np.: przegląd rozliczeń kart służbowych, kontrolę oprogramowania na stacjach roboczych, analizę ruchu sieciowego albo obserwację poczty wychodzącej. Każdy z tych mechanizmów jest samodzielną czynnością przetwarzania danych pracownika, wymaga własnej podstawy prawnej i podlega ograniczeniom wynikającym z przepisów kodeksu pracy (dalej: kp) o monitoringu. Administrator, który uruchamia monitoring bez tej analizy, zamienia jedną nieprawidłowość na drugą. Zamiast przetwarzania nieujętego w dokumentacji ma monitoring prowadzony bez podstawy.

Co da się wykryć, a czego nie

Z punktu widzenia zarządzania istotny jest podział oparty na możliwość wykrycia narzędziami środkami technicznymi, np.:

• rozwiązania widoczne na poziomie infrastruktury – ruch do znanych domen dostawców, subskrypcje rozliczane kartami służbowymi, integracje z firmową pocztą lub kalendarzem;
• narzędzia widoczne wyłącznie na urządzeniu końcowym – przede wszystkim rozszerzenia przeglądarki i aplikacje instalowane lokalne;
• przypadki niewykrywalne żadnym środkiem pozostającym w dyspozycji administratora – przetwarzanie odbywa się bowiem na sprzęcie prywatnym, na danych przeniesionych wcześniej poza infrasktukurę.

Podział ten przekłada się na dobór instrumentów. Wobec pierwszej kategorii środki techniczne działają i przynoszą wynik proporcjonalny do nakładu. W przypadku drugiej działają warunkowo, wymagają ingerencji w konfigurację stacji roboczej i szybko zbliżają się do granicy monitoringu. Przy trzeciej nie działają w ogóle, wtedy pozostają więc wyłącznie środki organizacyjne, takie jak: polityka, szkolenie, dostępna alternatywa i procedura zgłaszania. Rozbudowa warstwy technicznej ponad pewien poziom nie daje zatem lepszego rozeznania, przesuwa natomiast zjawisko do kategorii, w której administrator traci możliwość obserwacji.

Stan faktyczny przed regułami

Ustalenie stanu faktycznego musi wyprzedzać reguły. Kolejność odwrotna, w praktyce częstsza, prowadzi do polityki, która reguluje przetwarzanie nieprowadzone w organizacji i milczy o tym, które faktycznie się w niej odbywa. Uzasadnienie tej sekwencji jest normatywnym:

• rejestr z art. 30 rodo – ma odzwierciedlać czynności rzeczywiście wykonywane;
• środki z art. 32 rodo – mają odpowiadać ryzyko uprzednio zidentyfikowanemu;
• obowiązek z art. 35 rodo – odnosi się do operacji znanych administratorowi.

Sam wykaz nazw narzędzi niewiele przy tym daje. Trzeba ustalić, w jakim procesie bierze udział narzędzie, jakie dane do niego trafiają i czy jego wynik wpływa na decyzję dotyczącą konkretnej osoby.

Organizacja rozpoczynająca przegląd może posłużyć się listami pytać inicjalnych opublikowanymi przed UODO 6 sierpnia 2026 r. Urząd przygotował cztery zestawy:

• dla małych i średnich przedsiębiorstw korzystających z gotowych systemów;
• dla sektora publicznego;
• dla pozostałych organizacji, w tym budujących lub trenujących własne modele;
• wersje rozszerzoną – sygnalizującą obowiązki z AI Act.

Urząd zastrzega jednocześnie, że listy nie zastępują analizy ryzyka, oceny skutków (DPIA) ani oceny wpływu na prawa podstawowe (FRIA) i nie przesądzają o zgodności przetwarzania z rodo. Zastrzeżenie to wyznacza granicę użyteczności list kontrolnych w ogóle. Porządkują one pytania, które i tak trzeba zadać.

Podstawa przeglądu i jego warunki

Organizacja, która ma regulamin korzystania z zasobów informatycznych, zasady instalowania oprogramowania oraz monitoring wdrożony i ogłoszony w trybie art, 223 kp, dysponuje zwykle narzędziami pozwalającymi rozpocząć taki przegląd. O ich przydatności decyduje jednak sposób sformułowania postanowień. Regulamin posługujący się wyłącznie pojęciem instalowania oprogramowania nie obejmie usług działających w przeglądarce. Przed przeglądem warto sprawdzić, czy:

• regulamin odnosi się do korzystania z usług zewnętrznych;
• określa zasady wprowadzenia informacji służbowych do narzędzi podmiotów trzecich;
• rozstrzyga o przesyłaniu materiałów służbowych na prywatne adresy;
• obwieszczenie o monitoringu obejmuje kategorie zdarzeń, które ma ujawnić przegląd.

Na wynik przeglądu wpływają wreszcie warunki, w jakich jest prowadzony. Wiedzę o faktycznie używanych narzędziach posiadają osoby, które w wielu przypadkach naruszyły obowiązujące zasady, a gotowość do jej ujawnienia zależy od tego, czego pracownik spodziewa się po zgłoszeniu. Warto rozważyć wcześniejszy komunikat kierownictwa, w którym administrator oświadcza, że samo zgłoszenie używanego narzędzia nie będzie podstawą wyciągnięcia konsekwencji wobec pracowników. Uzasadnienie takiego kroku jest metodyczne, a nie etyczne. Bez niego część narzędzi pozostanie nieujawniona.

Wykrywanie jako przetwarzanie danych pracowników

Przyjęcie reguł nie kończy sprawy. Dotyczy ona także zachować podejmowanych wbrew regułom. W badaniu zrealizowanym w marcu 2026 r. 35% użytkowników narzędzi AI zadeklarowało, że próbowałoby obejść firmowe blokady, gdyby pracodawca ograniczył im dostęp do rozwiązań, z których korzystają [2]. Weryfikacja przestrzegania zasad wymaga zatem odrębnego mechanizmu, ten zaś sam stanowi przetwarzanie danych osobowych pracowników.

Znaczna część organizacji dysponuje już danymi pozwalającymi przeprowadzić taką weryfikację. Logi urządzeń brzegowych i zapisy o zainstalowanym oprogramowaniu powstają w związku z utrzymaniem infrastruktury. Wykorzystanie ich do ustalania, kto korzysta z narzędzi sztucznej inteligencji, oznacza przetwarzanie w celu innym niż pierwotny i wymaga oceny zgodności celów na podstawie art. 6 ust. 4 rodo albo wskazania odrębnej podstawy. Rozstrzygnięcie to bywa pomijane, ponieważ dane już istnieją. Sięganie po te dane nie wymaga wdrożenia technicznego.

Podstawą przetwarzania będzie zwykłe art. 6 ust. 1 lit. f rodo, a rozstrzygnięcie zależy od wyniku testu równowagi. Na jego przebieg wpływa strukturalna nierówność stron stosunku pracy, na którą zwracała uwagę Grupa Robocza art. 29. Rozsądne oczekiwania pracownika odnośnie do prywatności nie znikają wraz z korzystaniem z narzędzi udostępnionych przez pracodawcę [3].

Rozstrzygnięcie wymaga też kwestia wstępna Ustawodawca w art. 223 § 4 kp dopuszcza inne formy monitoringu wyłącznie wtedy, gdy są konieczne do realizacji celów wskazanych w § 1, czyli zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwego użytkowania udostępnionych pracownika narzędzi pracy. Ustawodawca jako cel monitoringu wizyjnego wskazał natomiast zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 222 § 1 kp). Mechanizm wykrywania trzeba zatem zakotwiczyć w kontroli właściwego użytkowania narzędzi pracy, a nie w bezpieczeństwie informacji jako takim. Najlepiej zrobić to wprost w dokumencie wprowadzającym monitoring.

Granica przebiega między danymi o okolicznościach korzystania a treścią. Ustalenie, że ze stanowiska pracy nastąpiło połączenie z określoną usługą, w określonym czasie i o określonym wolumenie, pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy dane narzędzie jest w organizacji używane. Zapisanie treści zapytania pozwala ustalić, co pracownik napisał. Obejmuje zatem inną kategorię danych i prowadzi do odmiennego wyniku testu równowagi. W odniesieniu do poczty elektronicznej ograniczenie ma charakter ustawowy: art. 223 § 2 kp stanowi, że monitoring poczty nie może naruszyć tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika, a § 4 nakazuje stosować ten przepis odpowiednio do inny form monitoringu.

Ograniczenie to wyznacza zakres, nie wyklucza natomiast samego monitoringu. Zawężenie obserwacji do parametrów przesyłki, czyli zakresu, czasu oraz nazwy i rozmiaru załącznika, pozwala ustalić, że materiał służbowy opuścił infrastrukturę organizacji bez zapoznawania się z jego treścią. Wgląd w treść pozostaje zarezerwowany dla obsługi konkretnego zgłoszenia. Ograniczenia tego nie można uchylić zgodą pracownika ani postanowieniem regulamin, tajemnica korespondencji chroni bowiem drugą stronę komunikacji.

Znaczenie ma również czas przechowywania zgromadzonych danych. Włoski organ nadzorczy, oceniając przetwarzanie metadanych poczty elektronicznej pracowników, przyjął, że ich przechowywanie w zakresie niezbędnym do zapewnienia funkcjonowania infrastruktury powinno, co do zasady, obejmować kilka dni i orientacyjnie nie przekraczać 21 dni [4]. Istotniejsze of samej liczby jest uzasadnienie. Zgeneralizowane gromadzenie logów przez dłuższy czas może prowadzić do pośredniej kontroli aktywności pracowników co uruchamia surowszy reżim gwarancji z prawa pracy.

Wniosek dla mechanizmu wykrywania narzędzi AI nie polega zatem na przyjęciu tej samej liczby dni, lecz na powiązaniu okresu przechowywania z celem. Jeżeli celem jest ustalenie, jakie narzędzia są używane, wystarczy czas pozwalający wychwycić powtarzalność korzystania. Jeżeli celem jest reagowanie na pojedyncze zdarzenia, okres wyznacza czas potrzeby na ich obsługę.

Ten sam sposób rozumowania odnosi się do stopnia szczegółowości obserwacji. Ustalenie, jakie usługi są wykorzystywane w skali całej organizacji, nie wymaga przypisania korzystania do konkretnych osób, a ustalenie, w których jednostkach zjawisko występuje najczęściej, wymaga danych zagregowanych. Identyfikacja konkretnego pracownika jest potrzebna dopiero, gdy zachodzi konieczność podjęcia działań indywidualnych. Powinna stanowić etap uruchamiany po przekroczeniu określonego z góry progu, a nie stan domyślny.

Kryteria oceny takich rozwiązań wynikają z orzecznictwa Europejskiego Trybunału Praw Człowieka. W sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii Trybunał wskazał czynniki, które sąd krajowy powinien uwzględnić przy ocenie monitorowania korespondencji pracownika:

• uprzednie poinformowanie o możliwości monitorowania i jego zakresie;
• stopień ingerencji;
• istnienie uzasadnionych powodów;
• możliwość osiągnięcia celu środkami mniej dolegliwymi;
• przewidziane gwarancje [5].

Wdrożenie mechanizmu wykrywania wymaga ponadto oceny skutków dla ochrony danych. Podstawą kwalifikacji jest art. 35 ust. 1 rodo. Artykuł 35 ust. 3 lit. c odnosi się bowiem do systematycznego monitorowania miejsc dostępnych publicznie, a nie stanowisk pracy. Prezes UODO w ogłoszonym wykazie wymienia natomiast wprost zakłady pracy oraz monitoring poczty elektronicznej, używanego oprogramowania i kart dostępowych. Przedmiotem oceny nie są wykrywane narzędzia, lecz samo rozwiązanie służące ich wykrywaniu, a wynik ma charakter warunkowy. Wykrywanie jest dopuszczalne w konfiguracji obejmującej określony zakres danych, poziom szczegółowości, czas przechowywania i sposób wykorzystywania wyników.

Kolejność wdrażania

Kolejność, w jakiej wprowadza się poszczególne elementy, przesądza o wyniku całego przedsięwzięcia.

Udostępnienie narzędzia

Pierwszeństwo ma udostępnienie pracownikom narzędzia spełniającego przyjęte kryteria, czyli objętego umową powierzenia, z wyłączonym wykorzystaniem stosowanych treści do rozwijania modelu i z ustalonym miejscem przetwarzania. Dopiera po tym kroku wdraża się ograniczenia dostępu do rozwiązań nieobjętych rozstrzygnięciem. Uzasadnienie tej sekwencji jest praktyczne. Pracownik sięga po narzędzie AI, ponieważ ma do wykonania konkretne zadanie, a zablokowanie dostępu do wybranych usług nie usuwa tego zadania. Wykona je wtedy na sprzęcie prywatnym i na własnym koncie, a korzystanie przechodzi do kategorii trzeciej, niewykrywalnej. Ograniczenie wprowadzone w takiej kolejności nie zmniejsza skali zjawiska, lecz pozbawia administratora możliwości jego obserwowania.

Poinformowanie pracowników

Drugim krokiem, którego nie da się pominąć, jest poinformowanie pracowników przed uruchomieniem mechanizmu wykrywania, czyli przed rozpoczęciem analizy logów, przeglądu zainstalowanego oprogramowania albo obserwacji poczty wychodzącej. Poinformowanie o możliwości monitorowania i o jego zakresie stanowi jednocześnie jeden z czynników wskazanych przed Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Wymogu tego nie da się spełnić wstecz. Dane zgromadzone wcześniej pozostają zgromadzone bez podstawy niezależnie od dokumentów przyjętych później.

Obserwacja i przegląd

Obserwacja prowadzona na poziomie zagregowanym poprzedza środki odnoszące się konkretnych osób, a przegląd przeprowadzony po raz pierwszy ujawnia zwykle kategorie danych szersze niż zakładane. W sprawie ujawnionej przez jedną z niderlandzkich gmin przegląd plików przesyłanych do ogólnodostępnych narzędzi sztucznej inteligencji wykazał, że trafiły do nich m.in. życiorysy kandydatów, dokumenty dotyczące opieki nad młodzieżą i wewnętrzne sprawozdania. Pełnej skali nie ustalono, dane po stronie dostawcy pozostają dostępne najwyżej 30 dni [6].

Wykrycie i rozstrzygnięcie

Wykrycie nieujawnionego narzędzia wymaga wreszcie rozstrzygnięcia dwóch odrębnych kwestii. Pierwsza dotyczy narzędzia. Narzędzie trafia do procedury zgłoszeniowej. Następnie jest oceniane według przyjętych kryteriów, a w razie odmowy organizacja występuje do dostawcy o usunięcie danych wprowadzonych wcześniej. Druga dotyczy pracownika. Korzystanie z narzędzi shadow AI sprzed wykrycia będzie zwykle dotyczyło okresu, w którym reguły nie obowiązywały albo nie zostały zakomunikowane, a korzystanie kontynuowane po doręczeniu rozstrzygnięcia odmowy stanowi już naruszenie znanego pracownika obowiązku.

Wnioski

Wiedzę o tym, z jakich narzędzi korzysta organizacja, uzyskuje się m.in. przez przetwarzanie danych o aktywności pracowników. Jest ono dopuszczalne wyłącznie w zakresie, który daje się uzasadnić, i to wyznacza granicę tego, ile może ustalić administrator. Wykrywanie nie zastępuje więc pozostałych środków, lecz działa w połączeniu z nimi: z dostępną alternatywą, z regułami i ze szkoleniem. Zadaniem administratora jest utrzymywanie różnicy między stanem udokumentowanym a faktycznym w granicach, które potrafi wykazać.

 

Przypisy

1. Komunikat UODO z 6 sierpnia 2026 r. wraz z listami pytań inicjalnych przed wdrożeniem narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję, tinyurl.com/uodoshai [dostęp: 04.09.2026].
2. Raport ESET i DAGMA Bezpieczeństwo IT, Cyberportret polskiego biznesu 2026. Cyberbezpieczeństwo w czasach zmian. Badanie zostało zrealizowane w marcu 2026 r. przez ARC Rynek i Opinia techniką CAWI na próbie 1026 osób pracujących przy komputerze co najmniej trzy dni w tygodniu.
3. Grupa Robocza art. 29, Opinia 2/2017 w sprawie przetwarzania danych w miejscu pracy, WP 249, przyjęta 8 czerwca 2017 r.
4. Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento n. 364 z 6 czerwca 2024 r., documento di indirizzo dotyczące przetwarzania metadanych poczty elektronicznej w kontekście pracowniczym, doc. web n. 10026277. Dokument ten organ zastosował następnie w provvedimento n. 243/2025, nakładając na Regione Lombardia karę 50 tys. euro za przetwarzanie metadanych poczty pracowników niezgodnie z tymi wskazaniami.
5. Wyrok Wielkiej Izby ETPC z 5 września 2017 r. w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii, skarga nr 61496/08. Standard ten uzupełnia wyrok Wielkiej Izby z 17 października 2019 r. w sprawie López Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii, skargi nr 1874/13 i 8567/13. 6 Sprawa gminy Eindhoven. Kolegium gminy upubliczniło sprawę 18 grudnia 2025 r.; przegląd objął okres od 23 września do 23 października 2025 r. Zob. Gemeente Eindhoven blokkeert ChatGPT na datalek, Binnenlands Bestuur, 19 grudnia 2025 r.

---

Autor

Monika Gierałtowska-Karpowicz

Autorka jest radcą prawnym, partnerem w kancelarii Sterberg; ekspertem w zakresie ochrony prywatności, cyberbezpieczeństwa, AI governance.