Przetwarzanie danych osobowych w ramach zfśs

Spis treści:

1. Podstawy prawne funkcjonowania zfśs i zakres przedmiotowy
2. Dane pozyskiwane przez administratora
3. Środki bezpieczeństwa
4. Retencja danych

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zaspokajanie potrzeb bytowych, socjalnych i kulturalnych pracowników, stosownie do możliwości i warunków danej organizacji. Narzędziem, które umożliwia pracodawcy realizację wskazanego obowiązku, jest zakładowy fundusz socjalny.

Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z 3 października 2012 r. (III APa 22/12) podkreślił, że pracodawcy, wypełniając obowiązki socjalne, muszą stworzyć odpowiednie warunki techniczno-organizacyjne zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników. Muszą uwzględnić przy tym ochronę danych osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs).

Podstawy prawne funkcjonowania zfśs i zakres przedmiotowy

Obowiązki pracodawcy w zakresie tworzenia funduszu, zasad rozporządzania jego środkami, określania osób uprawnionych do korzystania z jego zasobów reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1316 ze zm.; dalej: uzfśs). Została ona znowelizowana ustawą z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rodo, która wprowadziła zmiany, których celem jest ochrona danych osobowych osób uprawnionych do korzystania ze środków zfśs.

Ustawodawca w przepisach uzfśs ustala jednak jedynie ramy funkcjonowania funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca, który ma obowiązek utworzenia funduszu socjalnego, określa w regulaminie ustalanym z zakładową organizacją związkową, a w przypadku jej braku z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów:

• zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu;
• zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Zgodnie z art. 2 pkt 1 działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

• różnych form wypoczynku;
• działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej;
• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego;
• udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu socjalnego w świetle przepisów uzfśs są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z zfśs.

Dane pozyskiwane przez administratora

Pracodawca, przetwarzając dane osobowe pracowników, jest ich administratorem. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy zezwalają na to przepisy prawa. Zgodnie z art. 8 ust. 1 uzfśs przyznanie i wysokość świadczeń dla osób uprawnionych do korzystania z zfśs są uzależnione od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. W tym zakresie ustawodawca przyznaje pracodawcy uprawnienie do żądania informacji dotyczących jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej od osoby uprawnionej do skorzystania z danego świadczenia. Szczegółowe regulacje w tym zakresie powinien przewidywać regulamin funduszu, w tym tryb udostępniania informacji niezbędnych do oceny sytuacji socjalnej pracownika.

Informacje o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych są definiowane jako kryteria socjalne, których ocena pozwala na przyznanie przez pracodawcę określonych w regulaminie świadczeń oraz określenie ich wysokości.

Przepisy uzfśs nie określają sposobu dokumentowania dochodów pracowników do celów socjalnych. Wskazują jedynie, że udostępnienie danych pracodawcy następuje w formie oświadczenia. Oświadczenia mogą być składane w dowolnej formie, jednak zasadne jest określenie przez pracodawcę zakresu informacji, jakie powinno się przedstawiać, a nawet ich wzoru w regulaminie.

O sytuacji materialnej pracownika nie przesądzają jedynie zarobki osiągane przez pracownika u pracodawcy. Ważna jest także sytuacja materialna osób pozostających z daną osobą w gospodarstwie domowym (wyrok SA w Poznaniu z 20 marca 2013 r., III AUa 1188/12) oraz dochody pracownika osiągane z innych źródeł, takich jak umowa najmu czy dodatkowa działalność zarobkowa prowadzona przez pracownika. Tutaj warto przytoczyć wyrok SN z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01), w którym wskazano, że pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika (art. 23 kc, art. 47 i art. 51 ust. 1 i 2 Konstytucji RP), zobowiązując go, zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zfśs, do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy.

Wymóg złożenia oświadczenia zawierającego dane dotyczące członków rodziny uprawnionego pracownika nie pozostaje w sprzeczności z przepisami rodo.

Pracodawcy, gromadząc dane osobowe pracowników, a nawet członków ich rodzin, muszą pamiętać o zasadzie minimalizacji. Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Częściowe informacje o stanie rodzinnym pracowników pracodawcy mogą pozyskiwać również z dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracownika bądź w zgłoszeniach do ubezpieczenia społecznego. Tam pracownicy wskazują liczbę osób pozostających z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym, zgłaszając ich do ubezpieczenia społecznego lub innych benefitów, z których mogą korzystać członkowie rodzin według zasad panujących u danego pracodawcy.

Ustawodawca wskazał, że w pierwszej kolejności pracodawca powinien opierać się na oświadczeniach składanych przez pracowników. Z drugiej – ma również prawo do weryfikacji składanych deklaracji w zakresie osiąganych dochodów, ponieważ może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się głównie na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs.

Sąd Najwyższy w uchwale z 21 lutego 2024 r. (III PZP 3/23) wskazał, że emeryt, który uprzednio przeszedł na emeryturę i podjął zatrudnienie u innego pracodawcy, gdzie otrzymuje wynagrodzenie w wysokości niepowodującej zawieszenia wypłaty emerytury, jest emerytem – byłym pracownikiem w rozumieniu art. 2 pkt 5 uzfśs. W przypadku zatem gdy emeryt – były pracownik wnioskuje o przyznanie świadczenia z zfśs, pracodawca ma prawo żądać informacji o podjęciu zatrudnienia u innego pracodawcy i nieosiągnięciu z tego tytułu wynagrodzenia powodującego zawieszenie wypłaty emerytury.

Pracodawca może przetwarzać dane zdrowotne pracowników w związku z administrowaniem zfśs, które zgodnie z art. 9 rodo stanowią dane szczególnej kategorii. Do przetwarzania tych danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę. Są one dodatkowo zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Co do zasady, zabrania się przetwarzania danych szczególnych kategorii, do których należą dane zdrowotne, jednak zgodnie z art. 9 ust. 2 rodo zakaz w przypadku zfśs nie będzie miał zastosowania w sytuacji, w której:

• osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego przewidują, że osoba, której dane dotyczą, nie może uchylić zakazu, o którym mowa w ust. 1;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

Pracodawca może żądać od pracownika przedstawienia informacji o pozyskiwaniu dodatkowych świadczeń przewidzianych przez przepisy prawa, aby w ten sposób ustalić sytuację materialną w rozumieniu przepisów o zfśs. Przekazanie przez pracownika danych osobowych, innych niż wskazane w przepisach kp, jest dobrowolne. Jednak pracownik, odmawiając ich ujawnienia, musi mieć świadomość, że świadczenie będzie mu przyznane w najniższej wysokości lub spotka się z odmową jego przyznania. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności tej osoby.

Środki bezpieczeństwa

Pracodawca, administrując zfśs, przetwarza szereg danych osobowych pracowników, a czasem nawet członków jego rodziny czy osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym. Dlatego powinien wdrożyć rozwiązania zabezpieczające proces przetwarzania danych osobowych.

1) Upoważnienia

Osoby mające dostęp do danych w ramach funduszu muszą posiadać stosowne upoważnienia do ich przetwarzania. Upoważnienia powinny być przechowywane w oznaczonym miejscu. Należy pamiętać o obowiązku prowadzenia rejestru wydanych upoważnień i jego bieżącej aktualizacji.

2) Posiedzenia komisji socjalnej

Pracodawcy często korzystają z możliwości powołania komisji socjalnej, która pełni funkcję organu doradczego dla pracodawcy i zajmuje się rozpatrywaniem wniosków pracowników o świadczenia socjalne na podstawie oceny kryteriów socjalnych. Wówczas posiedzenia członków komisji powinny odbywać się z zachowaniem zasad poufności, czyli w taki sposób, aby osoby postronne nie mogły mieć dostępu do oświadczeń, informacji związanych z działalnością socjalną. Najlepszym rozwiązaniem jest organizowanie stacjonarnych posiedzeń komisji socjalnej w zamkniętym gronie upoważnionych członków komisji. Biorąc pod uwagę jednak postęp technologiczny, bardzo często do posiedzeń socjalnych wykorzystywane są środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość za pośrednictwem komunikatorów Skype, Teams czy korespondencji e-mailowej. Wówczas należy korzystać z oprogramowania zapewniającego szyfrowanie, gdzie będzie zapewniony należyty poziom ochrony danych osobowych przetwarzanych podczas takich posiedzeń.

3) Wymiana korespondencji

Osoby upoważnione do przetwarzania danych, administrując funduszem socjalnym, otrzymują dokumentację związaną z sytuacją materialną, życiową i rodzinną pracowników i członków ich rodzin. Taka korespondencja powinna być przekazywana każdorazowo do rąk własnych osoby upoważnionej. Podczas wymiany korespondencji e-mailowej zawierającej dane pracowników, konieczne jest hasłowanie plików. Hasła powinny być przesyłane odrębnym kanałem, np. SMS-em.

4) Zarządzanie dokumentacją

Pracownicy, wnioskując o przyznanie pomocy z zfśs, często dołączają zbędne dokumenty zawierające nadmiarowe dane osobowe. Rozwiązaniem, które może pomóc w niegromadzeniu danych, jest wprowadzenie zasady okazywania dokumentów, na podstawie których komisja socjalna lub pracodawca będą sporządzali notatki zawierające najważniejsze informacje potrzebne do podjęcia decyzji o przyznaniu pomocy. Pozwoli to uniknąć gromadzenia danych w postaci wyników badań czy historii choroby.

5) Coroczny przegląd dokumentacji

Ustawodawca nakłada na pracodawców obowiązek dokonywania corocznego przeglądu danych osobowych związanych z badaniem kryteriów socjalnych. Jego celem jest ustalenie niezbędności dalszego przechowywania danych. Ponadto pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu, w jakim je zgromadził.

Retencja danych

Pracodawca przetwarza dane osobowe, pozyskiwane w związku z administrowaniem funduszem socjalnym, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Przepisy nie określają konkretnego czasu, przez jaki wskazane dane mogą bądź powinny być przechowywane. Dlatego należy przyjąć ogólne przesłanki, którymi powinni kierować się administratorzy, ustalając niezbędny okres przechowywania danych osobowych. Okoliczności, jakie powinien wziąć pod uwagę każdy administrator-pracodawca, ustalając okres retencji, to:

1. Czas niezbędny do przyznania świadczeń, czyli rok kalendarzowy.
2. Czas niezbędny do dochodzenia praw i roszczeń.

Zgodnie z wyrokiem SN z 4 lipca 2007 r. (II PK 25/07), rozpatrując kwestię dochodzenia praw i roszczeń przez pracownika, należy zwrócić uwagę, że roszczenia pracowników o świadczenia z zfśs ulegają przedawnieniu tak jak roszczenia ze stosunku pracy, tj. 3-letniemu na podstawie art. 291 § 1 kp.

Roszczenia związków zawodowych, którym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot zfśs środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na zfśs, również przedawniają się po upływie 3 lat (wyrok SN z 10 kwietnia 2013 r., II PK 272/12).

3. Czas wyznaczony dla realizacji celów kontroli ZUS, skarbowej.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przychód w postaci świadczenia finansowanego ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Jednak sposób wydatkowania świadczeń, w tym przy zastosowaniu kryterium socjalnego, może być przedmiotem kontroli ZUS. Zakład może dochodzić od płatnika należnych składek przez okres 5 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Zasadne jest zatem przechowywanie danych przez wskazany czas.

Na podobny okres wskazują również przepisy ustawy o rachunkowości czy ordynacji podatkowej, wyznaczając, co do zasady, 5-letni termin przedawnienia roszczeń.

Decyzja o okresie retencji danych jest podejmowana przez pracodawcę. Rekomenduje się wpisanie jej do regulaminu zfśs.

---

Autor

Malwina Bandos-Przybysz

Autorka jest zastępcą dyrektora Biura Prawnego w Grupie Kapitałowej Polskiego Holdingu Hotelowego, skupiającego ponad 50 hoteli i obiektów w całej Polsce. Specjalizuje się w tematyce prawa pracy, ochronie danych osobowych, postępowaniach sądowych z zakresu prawa pracy.